Методические рекомендации по внутреннему учету

данные реестра с записями Книги учета ценных бумаг компании на основе подтверждения от регистратора в письменной форме о количестве и держателе ценных бумаг ; · в отношении ценных бумаг, находящихся на хранении в депозитарии, производится сверка данных депозитария о количестве и владельце ценных бумаг с записями компании. Периодичность предоставления депозитарием выписок по счету депо может быть установлена договором о депозитарном обслуживании; · проверяется количество ценных бумаг, в отношении которых перерегистрация права собственности еще не завершена или ценных бумаг, находящихся под залогом; · производится запись в книгах обо всех выявленных расхождениях и ошибках. Запись также должна включать наименование ценной бумаги, дату проведения проверки и подпись лица, внесшего исправление. Сверка проводится либо один раз в квартал для всех ценных бумаг одновременно в установленный компанией день (периодический метод), либо в рамках временного цикла (метод циклического подсчета), когда для каждой позиции ценных бумаг (группы позиций) устанавливается день сверки. При использовании метода циклического подсчета, также как и при использовании периодического метода, все позиции ценных бумаг должны быть сверены в течение квартала. В целях обеспечения достоверности информации, сверка производится под наблюдением уполномоченного лица, в чьи обязанности не входит ведение учета операций с ценными бумагами или работа с документами на перерегистрацию права собственности на ценные бумаги.

9. Внутренние отчеты бэк офиса 9.1. Отчет о незавершенных сделках Отчет о незавершенных сделках предназначен для отражения сделок, по которым не полностью произведены расчеты (открытых сделок), а также для контроля за каждым этапом расчетов по сделке, начиная с момента ее заключения и до момента ее завершения. Сделка считается завершенной после того, как по ней выполнены все денежные расчеты, осуществлены перерегистрация права собственности и уведомление о перерегистрации. Таким образом, после завершения сделки не должно существовать обязательств ни у одной из сторон сделки. Отчет о незавершенных сделках является эффективным средством, позволяющим отображать стадии расчетов заключенной сделки - заключение сделки, перерегистрация собственности, оплата основной суммы сделки, другие относящиеся к данной сделке платежи. На каждый определенный момент времени отчет содержит информацию только по "открытым" сделки. При ведении отчета о незавершенных сделках плановые даты осуществления каждой из стадий расчетов сопоставляются с фактическими датами их исполнения. Отчет о незавершенных сделках может служить эффективным средством для анализа рисков: поскольку у каждой сделки в определенный момент времени может быть открытой стадия перерегистрации, стадия оплаты суммы сделки или обе эти стадии, сделки можно сортировать по группам открытых стадий. Наиболее важными являются следующие группы: · платежи основных сумм сделок, которые должны поступить от тех контрагентов, на имя которых компания уже перерегистрировала право собственности на проданные им ценные бумаги; · ценные бумаги, которые должны быть получены компанией после оплаты ею основных сумм сделок (например, при нестандартных сделках). Эти две группы "открытых" стадий сделок должны быть в центре внимания бэк-офиса при отслеживании открытых сделок, т.к. в отношении этих сделок существует риск непоставки/неплатежа. Используя данные отчета о незавершенных сделках, специалисты бэк-офиса контролируют осуществление перерегистрации ценных бумаг в соответствии с проводками, сделанными в журнале учета движения ценных бумаг. Помимо того, бэк-офис отдает распоряжения об осуществлении платежей в соответствии с тем, на какой стадии находится каждая из открытых сделок, и координирует получение и списание денежных средств с бухгалтерией. Как только все стадии расчетов по сделке выполнены, сделка считается завершенной и должна быть исключена из журнала незавершенных сделок. 9.1.1. Описание полей журнала В журнале отражены все "открытые" сделки, существуюшие на данный момент времени. В целях получения наиболее полной картины обо всех открытых сделках предлагается объединить в одном журнале покупки и продажи, так как стадии расчетов по ним одинаковы, но осуществляются в другой очередности. При возрастании объема операций компания может предпочесть отслеживать открытые покупки и открытые продажи раздельно . При начальном занесении в отчет данных об открытой сделке заполняются следующие поля: · дата сделки; · номер контракта; · тип сделки (покупка/продажа); · номер счета клиента/ контрагента; · количество ценных бумаг; · код ценной бумаги; · наименование ценной бумаги; · итоговая сумма сделки. Данные для перечисленных выше полей поступают из тикета. Итоговая сумма калькулируется в журнале сделок. Каждое из последующих пяти полей журнала отражает стадию расчетов по сделке: · подготовка контракта (составление и заполнение характеристик сделки); · документы для перерегистрации (даты подготовки и отправки контрагенту пакета документов, необходимых для перерегистрации права собственности в реестре, или даты получения этих документов от контрагента в зависимости от того, кто из сторон осуществляет перерегистрацию); · перерегистрация ценных бумаг (сторона сделки, ответственная за перерегистрацию ценных бумаг); · оплата итоговой суммы сделки (сторона сделки, осуществляющая оплату итоговой суммы сделки); · оплата регистрационного сбора (сторона сделки, ответственная за оплату полной суммы регистрационного сбора в реестр). Каждое из вышеперечисленных полей, соответствующих стадиям расчетов по сделкам, подразделяется на три части, содержащие следующие данные: · сторона, ответственная за осуществление данной стадии; · плановая дата осуществления данной стадии в соответствии с условиями сделки; · дата фактического исполнения данной стадии расчетов. 9.1.2. Пример организации журнала незавершенных сделок Журнал незавершенных сделок может быть организаван следующим образом:

Основные характеристики сделкиПодготовка ДатаN ТипЭмитентN счетаконтрактасделкиконтрактасделкиконтрагентаКтоПланФакт ДокументыПеререгистрация Оплатадля перерегистрацииценных бумагсуммы сделкиКто/действиеПланФактКтоПланФактКтоПланФакт Рассмотрим заполнение журнала на примере, использованном ранее: 10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (№ контракта - 1846). Перерегистрацию акций осуществляет компания Нева Плюс. Компания Пример-Инвест предполагает подготовить контракт 11 июня, перерегистрация планируется на 13 июня, оплата суммы сделки - на 15 июня. Рассмотрим Журнал незавершенных сделок компании Пример-Инвест.

Основные характеристики сделкиПодготовка ДатаN ТипЭмитентN счетаконтрактасделкиконтрактасделкиконтрагентаКтоПланФакт10.06.1846покупкаTOMG0018они11.06 ДокументыПеререгистрация Оплатадля перерегистрацииценных бумагсуммы сделкиКто/действиеПланФактКтоПланФактКтоПланФактN/Aони13.06мы15.06 9.2. Отчет о состоянии счетов клиентов