Подготовка и проведение бизнес-переговоров

к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры. 6. Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов. Таблица 2. поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи.

Характеристика средств иллюстрации речи. Таблица 2 ТекстыДоскаПроекторСлайдыОптимальный размер аудиториименьше 100меньше 20около 100несколько сотенУровень формальностиНеформальная обстановкаНеформальная обстановкаФормальная или неформальнаяФормальнаяТребования к дизайну.НизкиеНизкиеСравнительно низкиеВысокиеОборудование и требования к залу.Непечатаный текстДоска, мел или маркерыТекст, ксерокс, проектор, экран.слайды, слайд-проектор, экранВремя производстваВремя на набор текстаТолько время на рисованиеВремя на рисованиеДизайн, фотографированиеСтоимостьНебольшаяНебольшаяСравнительно небольшая.Довольно большая. Когда у вас распланирована и подготовлена вся речь, когда средства ее иллюстрирования у вас в руках, то вы готовы к тренировке вашей речи. Вот несколько видов речи: 1. Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания речи целиком, особенно если она длинная. Таким образом вы привязываетесь к тексту и не можете контролировать ситуацию, редактируя свою речь по ходу выступления. Любым вопросом вас можно выбить из колеи. 2. Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста. Однако все равно следует потренироваться, чтобы научиться читать не теряя контакта с аудиторией. 3. Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана (см. пример выше) является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. Вы не теряете контакта со слушателями, становитесь более гибким, приспосабливаетесь к ситуации, делая речь одновременно и более интересной и запоминающейся для слушателей и делая наибольшую выгоду для себя. 4. Спонтанная речь. Естественно лучше, если речь будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этого просто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте о чем будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему. Но никогда не начинайте говорить, если вы ничего не знаете об объекте вашей речи. После тщательной подготовки и изучения видов речи, потренируйтесь. Запишите свое выступление на пленку, объективно прорефлексируйте результат. Потренируйте вашу речь перед зеркалом. Если возможно запишите себя на видеопленку и критически посмотрите, как будто вы зритель. Если возможно узнайте, в каком зале будет происходить презентация, и попробуйте там потренироваться, посмотрите, как вы будете использовать там средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора, доски, мела, маркера, если нужно. Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение ваших первых презентаций: · Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме вам помогут. · Думайте положительно об аудитории, вас самих и о том, что вы говорите. Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и ваша аудитория. · Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями. · Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средства визуализации, бумаги, - говорите себе, что вы готовы и будете иметь успех. · Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните. · Запомните ваше первое предложение и держите его на языке. · Если горло пересохло - выпейте воды. · Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие. · Используйте методы иллюстрации. · Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации. Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации возможно является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе. Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории. Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех), досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите. Таблица действий по подготовке речи или презентации поможет вам структурировать весь комплекс действий по подготовке отличной презентации и её лучшего проведения.

Комплекс действий по подготовке презентации Таблица 3 Раздел подготовки презентацииКонкретные действия, которые необходимо сделать по каждому разделу.Развитие речи или презентации.· Проанализируйте аудиторию. · Начните с привлечения внимания. · Обозначьте главные пункты выступления. · Лимитируйте количество основных мыслей до 3-4-х. · Объясните все что, откуда, почему, с какой целью, как, когда и т. д. · Закончите повтором основных пунктов.Наглядные средства для иллюстрирования речи.· Используйте средства иллюстрирования для объяснения как вещи выглядят, работают, соотносятся. · Используйте средства иллюстрирования для выделения основных мыслей и создания интереса. · Выберете соответствующие средства иллюстрирования: 1. Используйте доски, диаграммы, тексты в неформальной обстановке. 2. Используйте слайды, фильмы для формальной презентации. · Лимитируйте каждое средство иллюстрирования до 2-3 графиков, 4-5 пунктов, фраз. · Используйте короткие фразы. · Используйте большой читабельный шрифт. · Убедитесь, что оборудование работает.Секреты хорошего выступления, презентации.· Установите контакт с публикой. · Говорите спокойно, понятным языком. · Не торопитесь, не перескакивайте с темы на темы. · Удостоверьтесь, что все вас слышат. · Говорите в своем натуральном стиле. · Стойте прямо, спокойно, ходите медленно. · Используйте жесты натурально и уместно. · Позволяйте задавать вопросы · Контролируйте себя. · Контролируйте ситуацию. 4.6. Ответы на вопросы В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы. Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления. Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить