Методические рекомендации по работе бэк-офиса

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИСА

Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт) организационно подразделяется на три направления: - Торговые подразделения (“Фронт-офис”), - Бэк-офис, - Бухгалтерия. Место бэк-офиса в брокерских и дилерских компаниях определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя: оформление договоров и исполнение обязательств по сделке, внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских), формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения, предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг. Как видно из перечисленных выше функций, бэк-офис относится к основному, а не к вспомогательному «производству», т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании. Поэтому, мы считаем неверным положение о том, что бэк-офис не «дает» прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного «товара», но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. К тому же компания в лице как торгового отдела, так и бэк-офиса продает клиенту «качественное» исполнение его поручений и, таким образом, обеспечивает компании хорошую репутацию. Бэк-офис, выполняя вышеуказанные функции, заносит информацию в систему взаимосвязанных регистров внутреннего учета, обеспечивающих осуществление оперативного учета операций с ценными бумагами. Учет операций в бэк-офисе отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных бумаг. Он основан на более широкой, нежели в бухгалтерии, информационной базе, поэтому система книг и журналов учета бэк-офиса существует независимо от бухгалтерии. Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Достаточно крупные компании имеют обособленный бэк-офис с разделением на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы, связанные с исполнением документов и их учетом, поскольку каждый этап прохождения сделки связан с формированием, получением и отправкой определенных документов. Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами в общем виде включает в себя: 1. Документарное оформление сделки. 2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке, а именно: перерегистрация (поставка) ценных бумаг, организация своевременной оплаты по договору. 3. Контроль за исполнением сделки. 4. Внутренний учет операций и этапов их прохождения. 5. Передача первичных документов в соответствующие подразделения. 6. Оперативная передача достоверных сводных данных в соответствующие подразделения для принятия оперативных управленческих решений. 7. Формирование соответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам. Из анализа технологического процесса видно, что он непосредственно связан с технологией прохождения документов, т.е. с документооборотом. ГОСТ определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Управление документооборотом в процессе исполнения обязательств по сделке как раз и является одной из основных задач, стоящих перед бэк-офисом. Процесс прохождения документов по сделке достаточно жестко регламентирован и предельно короток. Поэтому именно от качества организации документооборота зависит не только работа самого бэк-офиса, но и всей компании в целом, т.к. именно документооборот по сделке является составной частью основной деятельности брокерских и дилерских компаний. Для того, чтобы разработать конкретную организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необходимо определить и проанализировать проводимые операции, разбить их на этапы, определить документы, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки, а затем «построить конвейер» по прохождению документов, большинство из которых являются основанием для записей в регистрах внутреннего учета. Для примера рассмотрим операции по купле-продаже акций (бездокументарных корпоративных ценных бумаг приватизированных предприятий). Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или иным этапом, зависят от характера контрагента (физическое, юридическое лицо, предприниматель, резидент или нерезидент), от условий исполнения обязательств по сделке (например, кто перерегистрирует ценные бумаги) и от места заключения сделки (определят порядок и процедуру подписания и исполнения договора), от места учета прав по ценным бумагам (регистратор, депозитарий, номинальный держатель), а так же от наличия счета в системе учета прав по ценным бумагам и др. Для начала рассмотрим сделку по покупке ценных бумаг у юридического лица - резидента, заключенную в РТС (Российской Торговой Системе), в результате которой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в системе учета регистратора. В данном случае у нас возникает обязательство по оплате, у контрагента - по поставке ценных бумаг. При этом «готовит» договор, регистрирует сделку и проводит перерегистрацию прав по ценным бумагам контрагент. Исполнение нами обязательств по данной сделке (покупка - перерегистрирует контрагент) можно разбить на следующие основные этапы: 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Отправка подтверждения сделки. 3. Подписание договора и передаточного распоряжения. 4. Передача необходимых для перерегистрации документов. 5. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. 6. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 7. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате. 8. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации. В зависимости от порядка исполнения обязательств (предпоставка или предоплата) изменится порядок прохождения этапов. Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке в случае, если перерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель (покупка - перерегистрируем мы): 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Отправка подтверждения сделки. 3. Подписание договора и передаточного распоряжения. 4. Получение от контрагента необходимых для перерегистрации документов. 5. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов. 6. Получение от регистратора счета на оплату услуг. 7. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 8. Оплата счета на перерегистрацию 9. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг. 10. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. 11. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации. 12. Подготовка служебной